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备忘录对职场新人的重要性

2020年06月30日 11:52

今天想跟大家讲讲备忘录对职场新人的重要性!小编刚工作那会,做事情是没有条理的,每当事情一多就会乱,弄得最后瞎忙啥也没干成。甚至还堆积了一堆事情,等到了别人想要的时候,发现自己这个没做那个没做,给领导的印象特别不好,后来想想这简直就是职场里升职加薪的致命点。

好在当时我的上级领导为人挺好,告诉了我如何去提高做事效率,跟我分享了他是怎样有条不紊的把公司的每件事情、每个任务做好的,后来我开始按照他的方法写备忘录帮助自己理清工作思路。试过一段时间之后,我发现真的非常有用,每一项工作都能有序跟进,没有任何疏忽和遗漏。

现在我自己也是一个小领导,当我在带部门新人的时候,我也会让他们写备忘录,会分享他们一些好用的写备忘录的APP,比如writenow这些记事APP等等,并且时刻监督着他们养成写备忘录的习惯。在他们写的备忘录里,我发现写备忘录有的新人写的很有条理、清晰易懂,而有的新人就写的跟流水账一样,只能说职场新人还是比较缺乏经验,不过好在我这个人喜欢去分享,愿意耐心去教这群小年轻。

按照自己这几年的职场经验来说,我觉得备忘录的作用不单单是让工作变得条理化,更是工作中必不可少的沟通工具。我们都知道,沟通在工作中的重要性是不言而喻的,每个公司都会有自己的沟通风格,不管是队内还是对外。就我所知,亚马逊的沟通就跟很多公司不同,他们在对内和对外沟通时,特别重视书面文字,引用别人的说法就是,“这个世界上大概没有一家技术公司,会像亚马逊这样对书面文字如此重视”。

亚马逊的员工在开会时是不允许使用PPT做展示的,任何想法都要写成备忘录。他们认为好的备忘录会迫使你有更好的思考,对什么东西更重要以及哪些东西是相关的会有更好的理解。而PPT会以表象来掩饰想法,使得相对重要性不够突出,并且忽视了想法之间的关联性。

可以说,备忘录是亚马逊内部用于提高会议和讨论效率的沟通工具。那么好的备忘录是怎样的,不好的备忘录又是怎样的呢?按照我这些年写备忘录的经验,我给大家分别做了以下总结:

好的备忘录是这样的:

1)是与同事、第三方沟通的记录,以备事后复盘;

2)是对未来即将开展的工作的提前预判与整体统筹;

3)是对相关同事的提醒;

4)是用逻辑说服对方。

坏的备忘录是这样的:

1)是像Word形式写的合同格式的文件;

2)是感想与心得记录;

3)是单方记录自己方的感受,而忘记记录参会嘉宾、与会者等。

总而言之,备忘录对于职场新人在职场里的表现起着至关重要的作用!好的备忘录在你职场上就是个加分项,对你提高职场人的逻辑推理能力非常关键,而不懂用备忘录的职场人往往在工作和沟通上都会很吃亏,会写备忘录写的不好也会很致命。

所以,作为职场人,建议大家学会用备忘录记事,养成用备忘录记事的习惯,可以提高你的工作效率和质量。

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2020年09月28日 10:33